Los imprevistos son inevitables. Los apretones de última hora no deberían serlo.
Hace poco hablaba con un compañero que lleva tres años trabajando con nosotros y caímos en la cuenta de que, durante todo ese tiempo, nunca había vivido uno de esos apretones provocados por una entrega. Nunca habíamos tenido que quedarnos más horas para terminar precipitadamente un trabajo que debía salir al día siguiente.
En muchas empresas eso podría parecer poco destacable. En determinados despachos de arquitectura e ingeniería resulta casi una rareza.
Al pensar en ello, me acordé de mis comienzos profesionales.
Terminé la carrera un octubre y empecé a trabajar inmediatamente en una empresa inglesa que tenía un despacho de arquitectura en Madrid.
Mi primer fin de semana coincidió con el puente del Pilar. Fueron jueves, viernes, sábado y domingo. Los cuatro días encerrado trabajando.
Aquello no fue una situación excepcional. Era raro pasar un sábado sin trabajar y también una semana sin salir algún día a las nueve o las diez de la noche.
Yo venía de estudiar arquitectura, con su dinámica de encerronas, entregas y noches sin dormir. Comenzar la vida profesional de aquella manera ni siquiera me pareció demasiado extraño. Era casi una continuación de la carrera. Durante muchos años acepté que esos apretones formaban parte de la profesión. Yo mismo los he vivido y he trabajado todas las horas que han sido necesarias para sacar adelante una entrega.
Pero una cosa es lo que uno decide hacer y otra muy diferente convertirlo en el sistema de trabajo de todo un equipo. No podía pedirles que asumieran como normal una forma de trabajar que dependía constantemente de quedarse más horas.
Todos los lunes tenemos una reunión de equipo en la que repasamos los trabajos, organizamos la semana y establecemos las fechas de entrega. En esas reuniones suelo insistir en que no sean optimistas. No les estoy pidiendo que piensen que todo va a salir mal. Les estoy pidiendo que no organicen la agenda suponiendo que todo va a suceder exactamente como hemos previsto.
Nuestra semana laboral tiene cinco días, pero la planificamos como si tuviera cuatro. Reservamos aproximadamente un veinte por ciento de nuestra capacidad para los imprevistos. La idea se resume en una frase:
- Los viernes, marrones.
Eso no significa que los viernes estén vacíos ni que los problemas esperen educadamente hasta entonces. Los marrones pueden aparecer cualquier día. Significa que no comprometemos de antemano toda nuestra capacidad y conservamos cierto margen, cierta cintura, para responder cuando algo se complica.
En nuestro trabajo surgen cambios, consultas inesperadas, información que llega tarde o problemas que necesitan una respuesta rápida. A veces aparece una incidencia en una obra que no puede esperar, porque la obra manda.
Hay circunstancias en las que debemos adaptarnos a las necesidades del cliente. Sería absurdo negarlo. Pero esas circunstancias deben ser excepciones. Si cada nueva petición se convierte automáticamente en nuestra máxima prioridad, alguien terminará pagando las consecuencias: otro cliente, el equipo o nosotros mismos.
Cuando una agenda está ocupada al cien por cien, cualquier imprevisto solo puede resolverse retrasando otro trabajo o prolongando la jornada.
La carga real de los marrones no suele alcanzar ese veinte por ciento que reservamos. Habrá semanas más tranquilas y otras en las que el margen se consuma por completo. Sin embargo, su utilidad no debe medirse únicamente por las horas que finalmente ocupa, sino por los compromisos que nos permite cumplir.
Normalmente entregamos nuestros trabajos en la fecha acordada o incluso antes. Es muy raro que entreguemos fuera de plazo. Por supuesto, alguna vez sucede. A veces faltan datos y otras, sencillamente, nos equivocamos nosotros.
Ningún sistema elimina todos los errores ni permite controlar todo lo que ocurre. Lo que sí puede evitar es que vivamos permanentemente al límite.
Quizá el mejor resultado de nuestro sistema no sea solamente que cumplamos las fechas. También es que nadie tenga que asumir que las noches, los fines de semana y las entregas agónicas forman parte inevitable de su profesión.
Por eso, cada lunes seguimos organizando la semana como si tuviera cuatro días.
Los viernes, por si acaso, los dejamos para los marrones.
Raúl Carmona Muñoz